Den ultimate guiden til Sirvoys resepsjon, og hvordan du kan øke effektiviteten til hotellet

22. februar 2023, 18:40 CET

Resepsjonen er knutepunktet til hotellet ditt. Det er der du hilser på gjester og gjør reservasjoner. Dette er hjernen som organiserer renhold og kalenderen. 

Men resepsjonen din er ikke bare et møbel. Det må være både digitalt og fysisk. Å få disse to til å jobbe sammen er nøkkelen til å maksimere effektiviteten.

Sirvoy er den perfekte plassen for din digitale resepsjon. Våre funksjoner for resepsjonen gjør det enkelt å administrere hotellet, uansett hvilken enhet du bruker, eller hvor du befinner deg; på jobb eller hjemme.

Uansett om du er en proff til å bruke Sirvoy eller nettopp har begynt å samarbeidet med oss, forklarer denne guiden hvordan du bruker resepsjonen i Sirvoy, hvordan du får mest mulig ut av denne, og fordelene det gir både deg og gjestene dine.

Ny hos Sirvoy? 

– Under en 14-dagers gratis prøveperiode kan du teste alle funksjonene i Sirvoy Pro-versjonen.

– Følg vår oppstartsguide og begynn å motta bookinger i løpet av noen få minutter.

Hva er en resepsjonsprogramvare?

Resepsjonsprogramvare er teknologien reiselivsbransjen bruker for sin daglige drift. Den fremskynder oppgavebehandling, gjestekommunikasjon, journalføring og mer. Den er hovedkomponenten i bookingsystemer (Hospitality Management Systems, HMS) som Sirvoy.

HMS inkluderer også:

  • Channel Managers
  • Bookingmotorer
  • Betalingsmoduler
  • Og mer!

Hva slags utbytte kan min virksomhet få av en resepsjonsprogramvare?

Viktige oppgaver blir automatisert og strømlinjeformet ved hjelp av resepsjonsprogramvaren. Dette reduserer feil og øker effektiviteten. Det som før tok timer (til og med dager) kan oppnås med bare et klikk. Den tiden Sirvoy sparer inn for deg, er tid du kan reinvestere i å ta vare på gjestene dine.

  • Forbedrer effektiviteten – Ved å automatisere tidkrevende oppgaver. 
  • Reduserer feil – Ved å bruke prosesser som har blitt nøyaktig automatisert.
  • Senker kostnadene – Ved å redusere arbeidsmengden for deg og dine ansatte.

«Vi byttet til Sirvoy i fjor og elsker hvor brukervennlig og omfattende det er. Etter å ha undersøkt mange forskjellige bookingsystemer var Sirvoy det eneste som dekket alle våre behov, og vi kunne ikke vært mer fornøyde.»

–  Jenna Fisher, eier av Whispering Springs Wilderness Retreat i Grafton, Canada.

Hvordan de fire viktigste resepsjonsfunksjonene i Sirvoy hjelper deg?

Resepsjonssystemet vårt inneholder mye. La oss vise deg de viktigste funksjonene.  

  1. Hvordan du oppretter og endrer bookinger i Sirvoy
  2. Hvordan du bruker Sirvoys kalenderside
  3. Hvordan du bruker Sirvoys romliste, og funksjonen for aktiviteter og rengjøring
  4. Hvordan du kommuniserer med gjester ved hjelp av Sirvoy

1. Hvordan opprette og endre bookinger i Sirvoy

Nye bookinger er livsnerven til hoteller. Gjester kan opprette dem ved hjelp av bookingmotoren din eller gjennom salgskanaler som Expedia, Booking.com og flere. Når du kobler Sirvoy til disse salgskanalene vil bookingene gjestene dine oppretter automatisk registreres i Sirvoy. 

Men 40 % av bookingene opprettes av deg og dine ansatte i resepsjonen. Dette er utmerket for virksomheten din. Bookingene du selv gjør er provisjonsfrie.

Hvordan opprette bookinger

Det er to måter å manuelt opprette en booking i Sirvoy.

På siden Ny booking

  1. Velg innsjekkings- og utsjekkingsdatoene i rullegardinmenyen i kalenderen
  2. Angi antall gjester
  3. Klikk «Søk» for å se alle tilgjengelige enheter som oppfyller kravene for datoen og antall gjester
  4. Velg enheten gjesten ønsker, og velg eventuelle tillegg
  5. Klikk «Neste steg»
  6. Fyll inn gjestedetaljer
  7. Klikk «Book nå»

På Kalendersiden

  1. Klikk på feltet hvor ønsket enhet og innsjekkingsdato møtes.
  2. Angi antall gjester og utsjekkingsdato.
  3. Klikk «Søk» for å åpne en snarvei til en ny booking med ovennevnte opplysninger forhåndsutfylt.
  4. Juster de forhåndsutfylte valgene om ønskelig, og klikk deretter på «Neste steg».
  5. Fyll inn gjestedetaljer
  6. Klikk «Book nå»

Hvordan endre bookinger

Hoteller er dynamiske og alltid i bevegelse. Når en booking først har blitt opprettet, er endringer uunngåelige. Noen ganger ønsker gjester å kansellere, bytte rom, forlenge oppholdet eller gjøre andre endringer. 

For å ta hånd om dette, gå til siden med bookinginformasjon for hver enkelt booking.

For å komme til siden med bookinginformasjon: 

  • Klikk på et bookingnummer på siden «Bookinger».
  • Klikk på en bookingblokk på kalendersiden, og klikk deretter på «Vis booking».

På siden med bookinginformasjon kan du:

Opprette varsler for nye bookinger slik at det er enkelt å holde seg oppdatert på ankomsten til gjestene.

Å gå gjennom en enorm haug med bookinger er et luksusproblem, men kan fortsatt være et problem. Derfor har vi gjort det enkelt å søke etter bookinger på dashbordet eller på siden «Bookinger».

2. Hvordan bruke Sirvoys kalenderside

Kalendersiden i Sirvoy er designet med tanke på effektivitet. 85 % av de ansatte sier at de bruker 1 til 2 timer hver dag på å søke etter informasjonen de trenger.1 Med kalendersiden er den viktigste informasjonen for overnattingsstedet ditt samlet på et sted hvor det er lett å finne. 

Der finner du raskt en oversikt over:

  • Bookinger
  • Enheter
  • Tillegg med begrenset tilgjengelig antall
  • Renhold

Men det slutter ikke der. Kalendersiden er fullpakket med funksjoner for å gjør det enklere å se, organisere og endre informasjonen du finner der.

Visning av data:

Administrer bookinger og enheter

Organisering av data:

3. Hvordan Sirvoys romliste og funksjonen for aktiviteter og rengjøring kan brukes

På siden Romliste får du en oversikt over statusen til enhetene dine uansett om de er rom, campingplasser, yurter eller andre overnattingstyper. For valgt dag kan du se aktuelle bookingsdetaljer for enhetene dine og statusen til rengjøringsaktivitetene for disse. 

Har du ikke satt opp enheter enda? 

– Sjekk ut vår oppsettsguide for å mestre de grunnleggende funksjonene på noen få minutter.

Navigering på siden «Romliste»

Bli kjent med siden «Romliste» på to måter.

Datonavigering

Bruk siden Romliste for å sjekke aktiviteten på hotellet ditt i sanntid. For eksempel om det har blitt gjort rent på rom 101 allerede? Hvem bor på rom 102? Har 203 sjekket ut allerede? Men siden kan også brukes til å se på historikk eller fremtidige hendelser.

Bruk navigasjonsverktøyet til å gå fremover eller bakover én dag om gangen, eller klikk på «Velg» for å gå til en bestemt dag i fortiden eller fremtiden.

Faner og filtre

Se bare det du ønsker ved å begrense det som vises ved hjelp av to metoder.

Bruk faner til å velge mellom:

  • Alle enheter
  • Opptatte enheter
  • Innsjekking
  • Utsjekking
  • Øvrige opphold
  • Evakueringsliste

Bruk filtre for å begrense enheter ytterligere etter:

  • Kategori
  • Rengjøringsstatus
  • Romtype

Bruk av rengjøringsfunksjonen på siden Romliste

Rengjøring har mye å si for om gjestene er tilfreds med oppholdet eller ikke. 86 % av hotellgjestene oppga renslighet som sitt øverste kriterium når de leste anmeldelser på nettet.2 For å enkelt administrere rengjøringen og andre viktige oppgaver, trenger du ikke å gå lenger enn til siden Romliste. 

Hvordan du setter opp og holder styr på rengjøringsoppgaver:

Bruk siden «Romliste» i en nødssituasjon

Som en god vert er det din oppgave å holde gjestene dine trygge i en nødsituasjon, selv om vi håper at det aldri kommer til å skje.

Evakueringslisten, som er tilgjengelig på siden Romliste, vil gi deg en oppdatert oversikt over enhver booking som er sjekket inn.

  • Ta en titt på den ved å klikke på fanen «Evakueringsliste». 
  • Skriv ut en PDF-fil av listen ved å klikke på skriverikonet etter at du har valgt fanen «Evakueringsliste».
  • Endre formatet på evakueringslisten ved å klikke på ikonet for innstillinger (hjulet).

4. Hvordan kommunisere med gjester ved hjelp av Sirvoy

Gjestene forventer tydelig kommunikasjon. 88 % av kundene sier at opplevelsen en bedrift gir, er like viktig som produktet som tilbys.3

For at du skal gi gjestene dine den beste kundeopplevelsen, gjør Sirvoy det enkelt for deg å anvende digitale kommunikasjonsmidler.  

Slik bruker du maler for å automatisere kommunikasjonen med gjestene dine

Ved hjelp av maler er det mulig å kommunisere regelmessig med gjestene uten store anstrengelser fra din side. Opprett maler med forhåndsskrevne beskjeder og forhåndsbestemte sendetider som kan sendes automatisk uten manuell jobb.

Som for eksempel:

  • E-postbekreftelse for bookinger eller avbestillinger.
  • Spørreundersøkelser eller kampanjekoder som skal sendes etter utsjekkingen.
  • Påminnelser om sikkerhet og rengjøringsprosedyrer som skal sendes før innsjekkingen.
  • En guide om lokale severdigheter som sendes etter at bookingen er opprettet for å hjelpe gjestene med å planlegge turen.

Automatiske e-poster basert på romtypekategorier kan hjelpe deg med å skreddersy meldingene dine ytterligere.

Slik lager du en mal:

  1. Gå til Innstillinger -> Språk og tekster.
  2. Klikk på «Legg til ny mal» i «Maler for e-poster» eller «Maler for SMS».
  3. Navngi malen (vises kun internt).
  4. I rullegardinmenyen under «Send automatisk» velger du vilkårene for hvordan denne malen skal brukes og når den skal sendes automatisk. 
  5. Innholdet for beskjeden må fylles ut for alle språk.
  6. Klikk på «Lagre».

Trenger du litt inspirasjon? Vi har laget noen tekstforslag du kan bruke som et utgangspunkt.

Slik sender du en e-post eller SMS manuelt til gjester

Kommuniser direkte med gjestene fra siden med bookinginformasjon.

For å komme til siden med bookinginformasjon: 

  • Klikk på et bookingnummer på siden Bookinger.
  • Klikk på en bookingblokk på kalendersiden, og klikk deretter på «Vis booking».

På siden med bookinginformasjon:

  1. Klikk på «Send e-post» eller «Send SMS». Dersom e-postadressen eller telefonnummer allerede har blitt registrert i bookingen, vil denne informasjonen fylles ut automatisk. 
  2. Velg en mal i rullegardinmenyen under «Velg mal» eller skriv inn innholdet manuelt.
  3. Klikk på knappen «Send e-post» når du er klar.

Sendte meldinger registreres under «Historikk» på siden med bookinginformasjon. Der kan du forhåndsvise meldingene, se hvem som sendte disse, når de ble sendt og om de ble mottatt.

Du kan også:

Slik gjør du gjestekommunikasjon mer personlig 

Bare fordi meldingene dine er automatiske, betyr det ikke at de trenger å være upersonlige. 

Bruk gjestens navn, nevn det spesifikke rommet de har bestilt, datoer for oppholdet og mer for å lage en personlig melding. 

  • Gjestene dine ønsker å føle seg spesielle! 62 % av forbrukerne er «glade» og «begeistret» når de svarer på en personlig melding.4
  • Dette er bra for markedsføringen. E-poster med et personlig emne åpnes mer enn dobbelt så ofte.5

Men hvordan kan du gjøre alt dette uten den tidkrevende redigeringen?

Sirvoys plassholderkoder kan være til stor hjelp. Ved å bruke plassholderkoder i malene dine, vil Sirvoy automatisk hente den tilsvarende informasjonen fra bookingen og sette den inn i meldingen. 

Plassholderkoder i en mal:

Kjære %firstname% %lastname%,

Takk for din booking!

Plassholderkoder i virkeligheten:

Kjære Carl Anderson,

Takk for din booking!

Hjelpeteksten på siden hvor du oppretter nye maler viser titalls av plassholderkoder som er tilgjengelige.

Hold deg oppdatert med Sirvoy-funksjoner

Sirvoys resepsjon inneholder allerede mange funksjoner, og vi forbedrer denne stadig vekk. Registrer deg for vårt nyhetsbrev øverst på Sirvoy-bloggen for å følge med på den siste utviklingen.

Sirvoy-nyhetsbrevet gir deg:

  • De siste oppdateringer av funksjoner
  • Enkel tilgang til vårt nyeste innhold
  • Invitasjoner til webinarer
  • Og mer!

Referanser:

1. Dynamic Signal (State of Employee Communication and Engagement Study, 2019)

2. American Hotel & Lodging Association (State of the Hotel Industry, 2021)

3. Salesforce (State of the Connected Customer, 2022)

4. Dynamic Yield Research (State of Personalization in Email, 2020)

5. Klenty (Personalize Subject Lines to Double Your Cold Email Open Rates [Original Study], 2022)