I vår seneste artikkel listet vi opp våre beste tips for eiere som er på utkikk etter et Property Management System (PMS). Nå skal vi ta for oss noen av de viktigste funksjonene din PMS trenger ha for å styre hotellet ditt mest effektivt.

Kommunikasjon er viktig

Vi er alle kjent med dette faktum men det har aldri vært så viktig som for utleie merknaden. En Hotel sjef må kunne kommunisere godt både med ansatte internt og med gjester. Det er nødvendig at når sjefen eller administratoren oppdaterer sitt Property System at informasjonen blir spredt til de aktuelle avdelingene på en god måte.

Ingenting er viktigere for ledelsen enn statistikker og prognoser så vær sikker på at system informasjonen er nyttig og lett å sortere og ta ut.

Det samme gjelder rapporter; se etter et program som kan lage både for innstilte og egen lagde rapporter som kan trekke ut den informasjon du trenger. Se til at du kan eksportere i flere formater, ikke kun i PDF. Dette vil være til hjelp for å analysere data fra tidligere og kommende opphold og detvil hjelpe deg til å bygge en enda bedre virksomhet.

Det visuelle

Det kan virke selvklart men det er veldig viktig å passe på at du er fornøyd med programmet visuelt (Grensesnitt). Med andre ord må du finne et program som er lett og naturlig for de ansatte å bruke. Husk at om det er flere som jobber i foretaket vil det alltid være noen som er mer tekniske enn andre og du vil trenge et system som fungerer for alle.

Med tanke på det visuelle, gå igjennom de mest brukte funksjonene først. Se etter hvordan reservasjonene ser ut og hvordan innsjekking og utsjekking foregår. Er det enkelt men funksjonelt? Det beste verktøyet i dette tilfellet vil være en room liste som viser all informasjon med en gang. Man kan lett å bli distrahert av mange flotte funksjoner men pass på å alltid først sjekke at systemet gir deg gode løsninger for de vanligste handlingene. Til syvende og sist er målet ditt å drive virksomheten din så effektivt som mulig, så det er ikke sikkert at du kommer til å få bruk for alle de ytterligere funksjonene.

Noen andre ting som vil hjelpe deg med dette er muligheten til å lagre informasjonen til gjestene samt følge igjenbesøkende  gjester. Du trenger muligheten til å legge til pakketilbud til dine rom ved spesielle tilbud, tilleggs avgifter. Det er nødvendig med en renholdfunksjon for daglig bruk og det burde være tilgjengelig på smart telefoner og nettbrett for å sjekke rom status rapporter.  Denne informasjon trenger å kunne bli oppdatert live slik at den er aktuell og inneholder korrekt og nødvendig informasjon for renholdsarbeiderne. Man må også kunne få fram informasjon om gjesten fort og enkelt. Verktøy for rom tildeling burde gi deg beskjed om du har endret romtype eller har overbooket.

Mobile muligheter

Du har to valg når det kommer til PMS programmer; Enten et installert program eller et sky basert. Mange i hotellbransjen foretrekker et sky basert program av de følgende grunnene.

  • Oppstartkostnadene er lavere. Med et sky basert program trenger du ikke dyrt ekstra tilbehør som back up systemer servere eller andre monitorer. Det trengs ikke noe installasjon på stedet så du slipper kostnadene det måtte medføre.
  • Sky baserte programmer tar seg av alle vedlikeholds- og sertifiseringavgifter som trengs og du trenger ikke tenke på at du må bytte ut masse dyrt PC utstyr. Oppdateringer er gratis og er inkludert i din månedskostnad. Med sky basert teknologi kan man også gi gjestene sine den beste kundeservice via en mobil enhet. Det vil også gjøre jobben lettere for de ansatte som til og med kan jobbe hjemmefra om det trengs. Hotellets effektivitet vil også optimaliseres når ditt PMS kan nås fra mobile enheter da dette vil engasjere de ansatte.
  • Når du har funnet ditt perfekte Property Management System er du klar! Du kan begynne og motta bookinger på bare noen få minutter.
  • Sist men ikke minst kan du være sikker på at informasjonen din er trygg i programmet. Sky baserte programmer bruker krypteringer til å beskytte og trygt lagre informasjonen i brannvegger og autentiseringsgateways. Dette betyr at du ikke trenger å bekymre deg for at Pc-en din vil bli stjålet. All informasjon blir blir sikkerhetskopiert i skyen for rask og sikker gjenopprettelse. Dette er gode nyheter for deg og gjestene dine!

Bare husk at om du ønsker denne type program vil du trenge raskt og stabilt internett.

Support

Det at de tilbyr god kundeservice er kanskje en av de mest undervurderte men viktigste delen i systemet du velger. Spørsmål og andre ting vil dukke opp hvor du vil trenge pålitelig og profesjonell hjelp av support. Hotell stenger jo aldri så det burde ikke supporten heller. Se derfor etter et system som er tilgjengelig på support 24 /7.

Ettersom teknologien utvikler seg raskere enn de fleste av oss klarer å følge med på, er det også ideelt at nye funksjoner og integrasjoner blir fulgt opp med support artikler og oppdateringer for å holde deg oppdatert på hva som er nytt. Husk at et større selskap er ikke nødvendigvis bedre. Går du for ett mindre selskap betyr det mer konkurranse og mer tid brukt på deg. Dette er den andre artikkelen i en serie på tre som vil hjelpe deg med å finne det beste PMS for din virksomhet og økonomi. Den kommende blogg innlegget vil fokusere på hvordan du best integrerer Channel Management med din Property Management System.

How to Choose a Hotel Property Management System – Part I