Hvis gjestene dine betaler på nettet når de booker, vil du se det betalte beløpet som en forhåndsbetaling i bookingen. Forhåndsbetalingene kan anses som depositum eller garantier. Avhengig av bookingpolicyen din kan forhåndsbetalinger noen ganger bli refundert.

Uansett skal forhåndsbetalinger ikke anses som endelig salg før en kvittering eller faktura er blitt laget, hvilket vanligvis skjer ved utsjekk.

Hvordan kan jeg redegjøre for forhåndsbetalinger?

La oss si at en gjest booker et rom på nettet som gir summen $100. Du bruker PayPal og forespør 30% forhåndsbetalt, så gjesten betaler $30. Bookingen blir laget i Sirvoy med et notat om at forhåndsbetalingen er mottatt.

  1. Ved slutten av dagen (eller måneden) eksporterer du en rapport fra PayPal og gir den til regnskapsføreren din. Regnskapsføreren noterer +$30 på PayPal-kontoen, og noterer at pengene kom fra hovedbokkontoen «Depositum».
  2. Et par måneder senere har gjesten din ankommet, og skal til å sjekke ut. Du lager en salgskvittering på $100. (Det egentlige salget finner sted nå.)
  3. De forhåndsbetalte $30 notert i bookingen er inkludert som en “betalingsmetode” på kvitteringen for å redusere utestående beløp. Så gjesten betaler bare $70.
  4. Ved slutten av dagen eksporterer du en regnskapsrapport fra Sirvoy. Basert på denne rapporten noterer regnskapsføreren salg for $100, og kreditterer $30 til hovedbokkontoen «Depositum» og $70 til hovedbokkontoen «Kontant».

Med andre ord; forhåndsbetalinger mottatt gjennom PayPal (eller en hvilken som helst annet betalingsløsning) kan noteres daglig eller månedlig som et engangsbeløp, ved å bruke en hovedbokkonto som «Depositum» eller lignende. Når et salg er endeliggjort, som oftest ved utsjekk, blir salgskvitteringen «betalt» delvis eller fullstendig ved å bruke midlene tilgjengelige i «Depositum»-kontoen.