Når en faktura er skrevet ut kan den ikke slettes, men må i stedet krediteres.
- Gå til fakturaen og klikk på «Lag kreditnota».
En ny faktura, en «kreditnota», vil bli opprettet og knyttet til den opprinnelige fakturaen.
Dette vil ha samme effekt som å slette den opprinnelige fakturaen, men beløpene på begge fakturaene vil fortsatt være synlige i regnskapsrapporten og vil kansellere hverandre.
Betalinger registrert på fakturaer/kontantfakturaer må håndteres manuelt
Hvis fakturaen som krediteres hadde betalinger registrert, er det ikke sikkert at disse betalingene blir automatisk reversert. De fleste betalingsmåter krever manuelle trinn – for eksempel betalinger via PayPal eller en kortmaskin. Slike betalinger må gjennomgås og reverseres manuelt.
Kontantfakturaer betraktes alltid som betalte, og med mindre du velger en annen betalingsmåte, vil de bli ført i kontoen «Kontantfakturaer (standard)». Dette gjelder også for krediterte kontantfakturaer – «tilbakebetalingen» vil automatisk legges til på samme regnskapskonto, med mindre du velger en annen betalingsmåte. Du kan endre betalingene både på den originale og den krediterte kontantfakturaen for å gjenspeile hva som faktisk skjedde. Hvis for eksempel en tilbakebetaling ble gjort via PayPal, må du registrere den manuelt som en negativ betaling. Hvis en betaling var registrert på den opprinnelige kontantfakturaen – men betalingen faktisk aldri ble utført, kan du annullere betalingen ved å kreditere kontantfakturaen.
Målet er at kredit og debet må matche. Hvis de samsvarer, har transaksjonene blitt reversert fra et regnskapsperspektiv. For eksempel, hvis $100 mottas via PayPal, skal det også returneres på en eller annen måte.