Det finnes ingen grenser for et fleksibelt bookingsystem

Når fjerde akt av La Bohème når sin ende og publikum reiser seg for å gi sin applaus til Puccini’s klassiske opera, er det ikke bare et musikalsk mesterverk de applauderer. Det er også et mesterverk innen planlegging, logistikk og samarbeid. Det kreves en velfungerende maskin. På GöteborgsOperan, det vakre operahuset på vestkysten av Sverige, er Sirvoys bookingsystem ett av de mange girene i denne velsmurte maskinen. Overrasket? Det burde du ikke være. Operahus er bare en av de utallige virksomhetene der et gjennomtenkt bookingsystem kan vise seg å være en perfekt løsning. Bli med når vi møter Kristoffer Pålman. Etter 22 år med arbeid bak kulissene, kjenner han hver skrue som holder det hele sammen. Vi spurte han hvordan Sirvoy har spilt en nøkkelrolle i arbeidet hans.

Først av alt, fortell oss hvordan det er å jobbe i et operahus?

Det er absolutt en interessant arbeidsplass med et veldig stort utvalg av oppgaver som krever kreativ tenkning døgnet rundt. Du møter mange interessante mennesker som ikke er redd for å snakke. Mest av alt har vi det veldig gøy. Det er derfor jeg fortsatt er her etter mer enn tjue år. Det siste året har imidlertid vært veldig annerledes på grunn av pandemien. Vi håper og planlegger for at høsten 2021 blir et vendepunkt.

Det skjer mye i et operahus. Hvordan passer Sirvoy inn i bildet?

Vi har tilgang til rundt 40 leiligheter rundt i byen som er nødvendige for å imøtekomme våre besøkende grupper, regissører, koreografer, scenografer, dansere, sangere osv. Mange kommer i god tid og reiser videre før premieren, andre kommer senere. Noen har med seg hele familien. Det kan være veldig vanskelig å møte alles behov og ønsker, men vi vil at alle skal føle seg velkomne. Sirvoy er mitt verktøy for å få dette til å fungere.

Hvordan startet det hele?

For ti år siden ble jeg ansvarlig for leilighetene. På den tiden ble bookingene håndtert med blyant, papir og viskelær. Jeg visste med én gang at det ikke ville fungere for meg. Jeg begynte å søke etter nettbaserte bookingsystemer og jeg fant Sirvoy. Det så ut til å passe våre behov, så jeg registrerte meg for en gratis prøveperiode.

Var det lett å komme i gang?

Ja, så absolutt. Sirvoy er selvforklarende og chatfunksjonen er veldig bra, du får hjelp med én gang. Men selvfølgelig er vår virksomhet litt spesiell. Jeg bruker systemet på en uvanlig måte og forstår at ikke alt kan løses der og da.

«Sirvoy er definitivt et verktøy som kan brukes i en rekke forskjellige virksomheter.»

Hvilke deler av systemet liker du best?

Jeg bruker kalendersiden masse. Den gir meg en god oversikt over hva som skjer. Jeg trenger ofte å endre på og flytte bookinger. Siden jeg alltid skriver inn prosjektnavnet i bookingen, er søkefunksjonen fantastisk. Når jeg for eksempel søker etter et bestemt prosjekt eller dato, får jeg umiddelbart all informasjonen som trengs. Jeg kan da sende den som en rapport til prosjektlederen, eller kanskje jeg vil dobbeltsjekke noen datoer. Det hele er veldig raskt og enkelt, noe jeg synes er ganske fantastisk!

Jeg liker også funksjonene for å legge til flere Sirvoy-brukere og muligheten til sette restriksjoner. Resepsjonen i operaen har tilgang til systemet for håndtering av nøkler, men da kan jeg gi dem begrenset tilgang slik at jeg ikke trenger å være redd for at de ved et uhell sletter noe i systemet. Renholdsavdelingen har også pålogging slik at de kan se når leilighetene må rengjøres, og de ser bare det de trenger, så det blir ingen forvirring. Jeg liker virkelig systemet og kan se at alt er gjennomtenkt for å være fleksibelt. Sirvoy er definitivt et verktøy som kan brukes i en rekke forskjellige virksomheter.

Kristoffer vender tilbake til jobben sin og jeg forlater operahuset. Solen og en varm vind ønsker meg velkommen, våren er i lufta. Kanskje du en dag får muligheten til å besøke Göteborg og det vakre operahuset som ligger rett ved vannet der elven møter havet. Når du setter deg ned og mumlingen stillner før forestillingen, kan du kanskje tenke på alt det harde arbeidet som foregår bak kulissene, alt som må fungere sammen for å gi deg en uforglemmelig opplevelse.