Noen ganger er du kanskje nødt til å delvis refundere et beløp til en gjest. Dersom du bruker Stripe, kan dette enkelt gjøres fra siden med booking detaljene (vennligst les denne artikkelen). Andre betalingsmåter, for eksempel PayPal eller en kortterminal, krever manuelle operasjoner for at betalinger skal refunderes.
Om en kontantfaktura ble opprettet før du delvis refunderer beløpet (fakturaen er låst), må du følge visse trinn for at refusjonen skal vises korrekt i bookingen, på kontantfakturaen og i regnskapsrapporten.
Her er et eksempel på hvordan du kan gjør det:
La oss si at du har en booking verdt 100 $. Den er betalt og du har opprettet en kontantfaktura. Du ønsker nå å refundere 40 $ og ønsker at bookingen og regnskapsrapporten skal vise at gjesten har betalt 60 $ og ikke har noe utestående. Du ønsker i tillegg å skrive ut en korrekt og oppdatert kontantfaktura.
- Refunder 40 $. (Dersom du bruker Stripe, klikk på det røde pil-ikonet på siden med bookingdetaljer. Når beløpet er refundert kan du gå direkte til trinn 3, siden en ny linje som viser refusjonen, under betalingsnotater, vil bli lagt til på siden med bookingdetaljene.)
- Klikk på «Legg til betalingsnotat» på siden med bookingdetaljene, og legg til et betalingsnotat på -40 $, og navngi det «Refundert beløp».
- Klikk på «Legg til tillegg» og gi det betegnelsen «Refusjon». Skriv -40 $ under «Pris for enhet».
- Klikk på den gamle kontantfakturaen som hadde en verdi på 100 $, og krediter den ved å klikke på «Lag kreditnota for kontantfakturaen».
- Gå tilbake til bookingen og opprett en ny kontantfaktura. Den nye kontantfakturaen er nå utstedt på 60 $ (siden den ekstra «refusjonen» på -40 $ er knyttet til den).
Når den nye kontantfakturaen er opprettet, er refusjonen synlig i bookingen, «Forefallende saldo» er «0 $» og en kvittering kan skrives ut. Den er nå også registrert korrekt i regnskapsrapporten.